Protocoles de la clinique pour la réception du matériel reproductif
Cryoport Systems dispose des solutions et des procédures adéquates pour garantir la conformité de l’expédition de votre matériel reproductif vers les cliniques du monde entier. Cependant, ce qui se passe une fois que vos matériaux arrivent à destination peut sembler très différent d’une clinique à l’autre. Mais que la clinique destinataire soit située dans le pays ou à l’étranger, il existe des mesures que les cliniques doivent prendre pour recevoir correctement votre matériel reproductif.
Cryoport Systems a participé au webinaire Cryogovernance V – Best Practices in Cryotransportation en collaboration avec The International IVF Initiative – i3 en octobre 2022. Ce webinaire a abordé des informations importantes sur les pratiques standardisées que les cliniques doivent utiliser pour recevoir en toute conformité votre matériel de reproduction. Kristen Ivani, directrice du laboratoire de Seattle Reproductive Medicine, nous analysons trois aspects importants de la réception des envois cryogéniques que votre clinique destinataire doit respecter.
1. Examiner l’expéditeur pour vérifier qu’il n’a pas été endommagé
Une fois l’envoi reçu, les professionnels de la santé doivent d’abord rechercher les dommages externes avant d’ouvrir l’emballage. Tout dommage externe peut indiquer que les échantillons contenus dans l’expéditeur ont également été endommagés. Le Dr Ivani a détaillé trois indicateurs communs que le personnel de la clinique doit rechercher et qui peuvent indiquer que l’envoi est endommagé.
- Expéditeur ou conteneur ouvert – Un expéditeur ou un conteneur ouvert peut signifier que le colis a été altéré avant son arrivée.
- Dommages à la boîte extérieure ou à l’expéditeur – Toute bosse, rayure ou fissure peut avoir compromis l’intégrité de l’envoi.
- Givre ou sueur sur l’expéditeur – La présence d’humidité à l’extérieur de l’expéditeur peut indiquer que l’agent de refroidissement interne de l’expéditeur est endommagé.
La perspective d’endommager les envois signifie que la sélection d’un partenaire d’expédition qui utilise des expéditeurs de haute qualité est vitale pour maintenir l’intégrité de votre envoi. Les chargeurs Cryoport Express® de Cryoport Systems sont spécialement conçus avec des matériaux de haute performance et une isolation avancée pour maintenir la température requise pendant toute la durée de l’expédition. Nos expéditeurs qualifiés, associés à nos solutions de gestion de la chaîne d’approvisionnement, peuvent vous aider à faire en sorte que vos matériaux précieux arrivent en toute sécurité et dans le respect des règles.
2. Examiner les documents joints
Tous les envois cryogéniques doivent être accompagnés de documents. Le Dr. Ivani a déclaré que ces formulaires incluront des informations d’identification détaillées telles que
- Informations sur les patients, telles que les numéros d’identification et les formulaires de consentement.
- Protocoles de réchauffement des matériaux.
- Résumé des dossiers (SOR) et détermination de l’éligibilité.
- Résultats du dépistage des maladies infectieuses.
Le personnel de la clinique doit examiner ces formulaires avant de prélever les échantillons afin de s’assurer que le matériel d’identification correspond à l’échantillon. Votre prestataire de services d’expédition doit rassembler tous les documents nécessaires pour aider le personnel de la clinique à recevoir l’envoi.
Cryoport Systems propose des solutions de bout en bout pour la logistique cryogénique, y compris des services complets de gestion de la documentation. Notre équipe d’experts peut aider les cliniques à naviguer dans le paysage réglementaire complexe et à s’assurer que tous les permis et certificats nécessaires sont en place pour chaque expédition. Vous avez ainsi la certitude que vos échantillons arriveront à destination avec tous les documents nécessaires.
3. Préparer un lieu de stockage approprié
Une fois que les inspections externes de l’envoi et la vérification des documents ont été effectuées, le personnel de la clinique doit préparer le lieu de stockage approprié pour votre matériel. Vos matériaux précieux doivent être conservés dans un environnement sûr et contrôlé afin de préserver leur viabilité et leur intégrité.
Le processus de retrait des échantillons de l’expéditeur et leur transfert vers leur lieu de stockage doit être effectué rapidement et en toute conformité. Le lieu de stockage doit être équipé de systèmes de stockage cryogéniques appropriés, tels que des congélateurs ou des réservoirs d’azote liquide. Une fois que l’envoi a été retiré de l’expéditeur et stocké, il est important que votre clinique dispose de systèmes de contrôle qui sont régulièrement vérifiés et entretenus pour garantir l’intégrité de vos matériaux.
Tout au long du processus d’expédition, vos matériaux précieux seront surveillés par la solution Cryoport lors de l’expédition avec Cryoport Systems. Nos solutions intelligentes surveillent l’intégrité de votre envoi pour obtenir des informations sur sa localisation, sa température interne, son orientation, etc. Grâce à ces informations spécifiques, la clinique destinataire disposera d’une trace de tout risque susceptible d’avoir affecté votre matériel avant même qu’il ne soit déplacé vers le lieu de stockage.
La réception d’envois cryogéniques de matériels de reproduction est une tâche critique qui exige le respect strict des protocoles appropriés. En travaillant avec des partenaires d’expédition de confiance comme Cryoport Systems, les cliniques peuvent accéder à l’expertise et aux ressources dont elles ont besoin pour gérer la logistique cryogénique en toute confiance. Nous vous encourageons à vous adresser à votre clinique d’accueil actuelle et potentielle si vous avez des questions spécifiques sur leurs procédures.